6 pasos para tener reuniones más efectivas

Bostezos, personas mirando celulares y debates sin conclusiones. Este suele ser el panorama de muchas reuniones laborales que más que sacar frutos, terminan desperdiciando tiempo.

Y muchos jefes o líderes sufren de la llamada “reunionitis”, lo que termina afectando el flujo de trabajo de todos los colaboradores ya que estos encuentros no solo suelen durar más de lo estipulado si no que muchas veces se pierde el norte de los objetivos y termina primando la opinión o el ego de las personas.

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Estos ambientes, que realmente sirven para promover la creatividad, asignar roles y tareas y buscar soluciones, se convierten en un juego de arena movediza donde o solo muy pocos participan y o cada uno está en su cuento aparte.

Según Alejandro Arévalo, Executive Manager de DNA Human Capital Colombia, “en el 84% de los casos, las reuniones tardan más del 30% del tiempo previsto inicialmente, y en el 34% se hablan de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión. Además el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes”.

Estas cifras demuestran lo tedioso de la actualidad de las reuniones laborales. Y teniendo en cuenta que esto ocurre, ¿qué se puede hacer para evitarlo?

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El método de los sombreros

Edward de Bono, un reconocido psicólogo maltés graduado de la Universidad de Oxford y doctor en medicina de la Universidad de Cambridge, desarrolló en 1983 la llamada teoría de los 6 sombreros para pensar.

Estos, aplicados a las reuniones dentro de las organizaciones ayudan a la toma de decisiones y mejoran la comunicación al lograr una visión integral del tema que se está abordando. Además, promueven la participación, creatividad y da protagonismo al personal.

Los expertos aconsejan que en cada reunión se impriman unos pequeños sombreros cada uno del respectivo color (blanco, rojo, negro amarillo, azul y verde) para que todos los asistentes estén en la misma línea, y además, se pueda lograr el objetivo en menos tiempo.

Sombrero azul: Este lo usa el moderador que será el encargado de decidir en qué momento se usa cada sombrero dependiendo al tema y por cuánto tiempo. Además monitorea el proceso, establece los pasos, toma nota de todo lo dicho y finaliza con las conclusiones.

Sombrero blanco: Se presentan los hechos y las cifras objetivamente. No se hacen interpretaciones ni se dan opiniones. Es de neutralidad.

Sombrero rojo: Los asistentes dicen los sentimientos, emociones y presentimientos como por ejemplo: esto me gusta, creo que fallará, sin necesidad de justificarse.

Sombrero verde: Es el de la creatividad y las ideas. Se dan nuevas alternativas y se expresan las posibilidades.

Sombrero negro: Es el de la evaluación crítica y la negatividad. Se precisa lo que está mal, lo incorrecto y lo erróneo, los riesgos y peligros.

Sombrero amarillo: Es el de el optimismo y las ventajas. Se habla de la factibilidad y de los beneficios y se construyen propuestas a partir de esto.

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