¿Cómo se pueden evitar las reuniones improductivas?

En los lugares de trabajo, hacer seguimiento a las tareas de cada área es una de las claves para implementar las mejoras.

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Sin embargo, a veces se exagera en la utilización de este espacio de comunicación, con lo cual se comienza a alterar la productividad laboral, debido al mal de muchas organizaciones: la famosa ‘reunionitis’.

Quizá usted esté familiarizado con esta situación. Llegó a su oficina y a las 8 a.m. tiene la primera cita con su jefe. Si bien, se quedó preparando hasta tarde lo que tenía que presentar, el encuentro se alargó porque empezaron por el tema del día, la anécdota del fin de semana o el inacabable tema de los quehaceres familiares. Por fin, pudo salir de esta junta pero ¿qué pasó? Revisó su agenda y ahora tiene que reunirse con su grupo para hacer los ajustes del proyecto que tiene que estar listo para el viernes.

Sin darse cuenta, llegó la hora del almuerzo, que se extendió un poco por el mal clima y al llegar a la oficina, recibió la llamada de ese cliente que lleva unos tres meses en espera de que le salga el negocio, con el cual recibirá la comisión para hacer los pagos que tiene represados desde inicio de año. Por fin colgó y ¿qué ocurrió? ya son las 5:30 de la tarde y en pocos minutos su esposa o pareja va a pasar por usted para la cena que tienen con los suegros.

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El resultado es, que además del dolor de cabeza que le genera el estrés, probablemente ya esté descuadrado todo su flujo de trabajo que tenía organizado porque esta situación se presenta más de dos y tres veces a la semana. Y por lo mismo, ahora tendrá que recortar sus vacaciones, o aplazar sus estudios, incluso, decirle a los niños que ‘lo siento, esta vez no podré ver tu actuación en la obra del colegio, pero a la próxima sí iré’.

Empiece por estos objetivos

Cuando se cometen esos errores por primera vez, está bien, vaya y venga, aprenda y que no le vuelva a pasar. Pero si la ‘reunionitis’ entorpece la actividad laboral, entonces siga algunas recomendaciones para aprovechar cada junta de trabajo.

  1. Pierda el susto a la tecnología. El uso de aparatos para facilitar las reuniones es una ventaja. Uno que permite conectar con varias personas y con una duración de 3 horas para videoconferencias y máximo 15 si solo es para transmitir voz, es el Logitech Connect. Pero no es la única manera. Si usted es aficionado a las aplicaciones, en vez de una reunión lo que puede es utilizar el chat de Facebook, WhatsApp, Gmail, cualquiera de su preferencia. Estas permiten canalizar información sobre procesos específicos que están ejecutándose, sin necesidad de hacer encuentros por cada situación particular.
  2. Cree una agenda y respétela: Antes de la reunión, escriba los temas que tocarán, priorizando y determinando cuánto tiempo se dedicará a cada uno, también indicando el vocero. Respete esta agenda, que no solo le ayudará a mantener el ritmo de la junta, sino que facilitará mantener el foco en los temas.

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3. Fomente la participación de todos: Es muy importante involucrar a cada uno de los participantes, mencionando su nombre y dejando espacio para las opiniones o aportes. Evite que una sola persona acapare la conversación. Esto es especialmente necesario cuando se unen otras oficinas de manera remota, la comunicación virtual debe ser nítida y fluida y el líder de la reunión es responsable de motivarlos para participar activamente. Al cerrar la reunión, deje un espacio para preguntas.

4. Cambie las cosas: Si las juntas mantienen el mismo formato una y otra vez, los participantes anticipan la rutina, así que introduzca algo fuera de lo común: anuncios relevantes -la nueva cuenta que cerró uno de los participantes, metas alcanzadas antes del deadline. En la próxima reunión ¿por qué no dejar que los asistentes remotos den inicio, en lugar de los que están presentes físicamente? La próxima vez podrá encontrar cómo alterar ese orden.

5. ¡Diviértase! Las reuniones deben mantener su carácter profesional, pero eso no implica que deban ser aburridas, monótonas. Pueden dedicar unos minutos al comienzo para hablar de estrenos recientes en el cine, o series, o comentar algún plan de fin de semana, por ejemplo,a todos les gusta la gastronomía. Y, pensando en comida, si todos los participantes en cada locación se ponen de acuerdo, ¿por qué no sumar algo para comer? Esos gestos distensionarán el ambiente y prueban que el aspecto humano de las reuniones también es importante.

Para cerrar la reunión, es importante que las decisiones sean tomadas en colectivo y las conclusiones sean un reflejo de las opiniones expresadas por los asistentes. Estas deben incluir las prioridades, el plan de acción y roles claramente definidos para garantizar que, en la próxima junta, los resultados presentados satisfagan las expectativas del equipo. Asistentes motivados y enfocados, comunicación virtual fluida y sin interrupciones, una agenda acotada y objetiva y un plan de acción claro y factible, esas son las claves para que su próxima reunión sea un gran éxito.

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