¿Qué hay detrás del diseño y decoración de oficinas?

Al parecer, hay algunos gerentes que no perciben la relación entre el diseño de la oficina y las percepciones, actitudes y comportamientos de los empleados.

Sin embargo, la distribución de la oficina (quién se ubica cerca de quién) influye sobre las percepciones acerca de cuáles personas y qué funciones valora más la organización.

De esta manera, las oficinas ordenadas de acuerdo a las jerarquías, donde los gerentes de los niveles más altos se ubican en los pisos superiores o por ejemplo el espacio de la oficina es más grande, envía un mensaje que la organización le da un gran valor a la posición social dentro de la empresa.

En contraste, hay oficinas de tamaño idéntico que se distribuyen por igual a gerentes, empleados y visitantes enviando una señal de igualdad a los trabajadores.

Así mismo y aunque suene extraño, la ubicación del mobiliario influye sobre las percepciones de una compañía.

Según un estudio basado en el libro “The Hidden Influences of Office Design”, de la autoría de Suzyn Ornstein, Ph.D y experta en administración de empresas, los visitantes tenían impresiones muy diferentes de una organización, dependiendo de si las sillas en el área de recepción se colocaban unas frente a las otras o en ángulos rectos entre sí.

Las empresas que colocan las sillas frente a frente se perciben como más “rígidas”, “tensas” y “metódicas” que las que utilizan el plan de ángulo recto para los asientos de los visitantes. Los ejecutivos que visitan las compañías donde las sillas están ubicadas en ángulo recto las perciben más “cálidas” y más “amistosas”.

Decoración

Respecto a la decoración de la oficina, el estudio arrojó que las personas que tenían carteles en las paredes y plantas eran más amistosas que quienes no contaban con estos objetos.

-Las personas perciben que ciertos elementos como banderas, logotipos de la empresa y fotografías de los funcionarios de la compañía indican una organización en extremo estructurada en la que los empleados tienen autonomía limitada.

-Cuando una empresa muestra certificados de logros, placas y trofeos es probable que valoren y recompensen el buen desempeño de los trabajadores. Los estudios realizados en el lugar de trabajo muestran en forma consistente que las flores y las plantas aumentan las percepciones de calidez y amistad.

-Normalmente tener obras de arte en las paredes se percibe en forma positiva, pero el contenido de algunas imágenes puede tener el efecto contrario.

En Estados unidos una empresa que enfrentaba problemas para contratar mujeres descubrió que los cuadros de hombres a caballo que estaban en todo el edificio daban a las candidatas la impresión de que la empresa era fría, hostil y en general poco amistosa.

De acuerdo a un artículo sobre la calidad de vida laboral, de la facultad de psicología en la Universidad Nacional de Lima Perú, el mal funcionamiento del espacio físico en las empresas genera algunos inconvenientes como:

-Síndrome "oficinas de enfermos": Malestar en las personas, mala ventilación, calidad deficiente del aire, y presencia excesiva de agentes irritantes muy fuertes en materiales de construcción.

-El deficiente inmobiliario: Genera riesgos posturales, cargas excesivas, entumecimiento u hormigueo, fatiga física, bajo rendimiento, dolor y debilidad en las manos y muñecas.

Es importante que el espacio físico de la empresa, la distribución y decoración de la oficina sean los adecuados para generar un buen clima dentro de la compañía y fomentar el buen desempeño de la misma.