¿Gasta mucho papel? Cinco maneras de ahorrar en impresiones

Pese a que gran parte del mundo empresarial se ha volcado al uso de documentos digitales, la necesidad de imprimir seguirá por muchos años siendo la alternativa para que todo quedé en el “papel”.

Muchas empresas tienen varios modelos de impresoras, lo recomendable es unificar los equipos con lo que se optimiza la administración de la impresiones. Muchas empresas tienen varios modelos de impresoras, lo recomendable es unificar los equipos con lo que se optimiza la administración de la impresiones.

Si usted hace parte de una empresa y quiere ayudar a ahorrar papel para conservar el medio ambiente y disminuir los costos financieros de la compañía puede recomendar los siguientes consejos.

Documentos imprescindibles

Identifique cuál es el flujo de documentos de su empresa, o mejor aún, busque un proveedor que no sólo ofrezca equipos, sino que además cuente con la capacidad de ofrecer asesoría para identificar sus cuellos de botella y su empresa pueda dedicarse a su negocio principal, sin necesidad de distraerse.


Elegir a los que necesitan imprimir

En las empresas, los departamentos de diseño y jurídico son los que más necesitan imprimir, pero aún ellos necesitan hacerlo con control. Para estas dos áreas es recomendable hacer muchas pruebas antes de dar un clik, y en jurídico en especial, leer hasta el cansancio antes de imprimir un contrato.

Impresoras vigiladas

Una buena idea, es instalar los dispositivos en lugares visibles para garantizar que los volúmenes de impresión sean los correctos. Empresas como PC World, argumentan que tener las impresoras bajo control puede suponer un ahorro hasta del 30% en costos.

Unificar modelos

Muchas empresas tienen varios modelos de impresoras, lo recomendable es unificar los equipos con lo que se optimiza la administración de la impresiones. Los expertos recomiendan un máximo de dos modelos por empresa, que además ayudará mejorar la eficiencia en mantenimiento y futuros daños.

Máquinas que escriban

Busque y elija equipos que cuenten con soluciones precargadas que ayuden, por ejemplo, al llenado de formularios, escaneando una identificación y enviando los datos sensibles a un documento digital sin necesidad de imprimirlos.

El envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios pre-impresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa.

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