¿Cómo reducir hasta en 20% los gastos?

La reducción de recursos y eficiencia tecnológica se presentan como un desafío y oportunidad para las empresas.

No obstante, aún son pocas las empresas que aplican estos principios a su funcionamiento, quedando cada vez en mayor desventaja frente a los competidores internacionales.

La Arquitectura Empresarial es una manera de ver y entender su empresa como conjunto de cuatro dominios, que son: Capa del Negocio (Estrategia, Procesos, Estructura), Datos, Aplicaciones de TI y Infraestructura tecnológica).

“Armonizar estas cuatro capas podrá resultar en ventajas como una reducción de hasta el 20% de sus egresos.

Cualquier empresa puede lograrlo si cuenta con compromiso, disposición de cambio y un cierto rigor metodológico”, señala Peter Haviland, jefe de Arquitectura Empresarial de Ernst & Young.

Con lo anterior, se refiere al esquema TOGAF - Esquema de Arquitectura de The Open Group- que es el marco de trabajo internacional para la Arquitectura Empresarial, constituyéndose en una herramienta efectiva para proporcionar un lenguaje común entre todos los actores de la empresa y particularmente entre Negocio y TI, como explicó Jens Bonkowski, senior manager de Ernst & Young Advisory Services en Bogotá.

No obstante, Ernst & Young estima que en Colombia hay aproximadamente 60 consultores calificados en la metodología TOGAF. “Son muy pocas las personas capacitadas en la planeación y aplicación de estas metodologías, mientras que cada vez es mayor el interés de la empresas por adquirirla”, puntualiza el jefe de Arquitectura Empresarial.

Este esquema, que ha sido desarrollado desde hace 20 años con la colaboración de 450 mil empresas, tiene por objetivo:

- Ayudar a mejorar la implementación de nuevas ideas y Gobierno para proyectos en las áreas TI

- Crear una metodología que facilite la integración y la comunicación entre negocios y tecnologías

- Establecer un mismo lenguaje en el que se comunicarían todas las unidades con el fin de facilitar la comunicación de las unidades de negocio para que puedan cumplir con los tiempos y los prospectos.

En Colombia empresas como Ecopetrol y el Grupo Familia, pero también muchas entidades públicas como la Superintendencia de Sociedades y el Ministerio de Justicia, ya han apropiado la arquitectura empresarial.

Paso a paso

La Arquitectura Empresarial busca articular la dirección del negocio desde sus procesos y el mejoramiento continuo, habilitar los cambios de la empresa de manera efectiva, y permitir que TI cubra la demanda de los Negocios mientras reduce su complejidad.

Por esto se hace necesario realizar procesos de diagnóstico, análisis, diseño e implementación, que arrojan métodos particulares para cada caso y empresa.

Desde el área directiva, es fundamental definir en conjunto cuáles son los objetivos de negocio, qué metodologías se utilizan para administrar el gasto y las técnicas necesarias para lograr cada objetivo.

Mientras tanto, desde el área de TI se hace necesaria la integración y aporte de los CIOs (Administradores de Tecnología) que deben dar sus aportes del uso, implementación y adquisición de tecnología con una visión de negocios.

A propósito, el estudio el ‘ADN del CIO’ publicado por Ernst & Young advierte que los futuros CIOs tendrán que ser capaces de mostrar proactivamente cómo las TI pueden ser utilizadas como una fuente de innovación dentro de la empresa, en lugar de limitarse a una función de apoyo.

Este componente denominado ‘operación de tecnología’ da una guía de direccionamiento de cómo deducir los sobrecostos de todos los aplicativos, o los que no son necesariamente requeridos, cómo obtener mejor fuerza de negociación. Solamente en este aspecto de Operación de Tecnología, las empresas podrían pensar en una reducción del 15 al 20 por ciento en los costos de operación gracias a la implementación de la arquitectura.

Comité de Arquitectura

Para integrar las diferentes visiones de empresa y de negocio, Ernst & Young recomienda crear un comité especial dedicado a la arquitectura empresarial, con representantes de la parte profesional, de negocio y tecnología.

“El objetivo principal de este comité es que ellos puedan aprender el método, asumirlo, apropiarse, y volverlo una rutina de direccionamiento de la empresa a través de unos comités que unan los negocios y la tecnología”, señala Peter Haviland, que a su vez señala que “cada vez más son las empresas en Colombia que estimulan esa interacción entre las áreas. Cada vez más la tecnología es analizada desde una visión de negocio”.

Finalmente, tenga en cuenta que la Arquitectura Empresarial no es una teoría abstracta y está diseñada para que cada día madrugue con las innovaciones de las empresas, manteniendo esta interacción entre las diferentes células de la organización.