¿Cómo hacer rendir el día?

Cerrar la contabilidad del mes, recoger los hijos en el colegio, llamar a los proveedores, revisar el plan de mercadeo, los correos electrónicos, organizar el escritorio. La cantidad creciente de compromisos hace que mucha gente pierda el control sobre su propio tiempo y dejen de cumplir las tareas en los plazos establecidos y lleguen al final del día con ese sentimiento de culpa.

La capacidad de administrar el tiempo y gerenciar actividades entró a la lista de habilidades profesionales deseadas por los empleadores. Diferentes metodologías han surgido con la promesa de hacer rendir el día.

El autor del libro, Getting Things Done, David Allen, recomienda simplemente tener en la cabeza todo lo que se debe hacer, relajarse y ser productivo. Para lograrlo recomienda, en cambio de establecer prioridades, la adopción de un sistema fácil y confiable para almacenar y procesar toda la información referente a todo lo que necesita hacerse.

Por su parte, Antonio Azevedo, consultor brasileño, implementó un método de gestión que se ha usado en varias entidades multinacionales, que consiste en pasar por cinco etapas para alcanzar el nivel de productividad deseado, en las horas asignadas de trabajo.

La primera reflexión que deja el autor es que siempre que vaya a emprender una tarea no la haga solo porque es importante, “hágala porque tiene disposición y energía para hacerla”. Además solamente la planeación no ayuda, es necesario el empeño para ejecutar las tareas

Si tiene la sensación de que el día no le alcanza para nada, encuentre en estos cinco pasos la solución:

1.   Recolección

Reúna toda la información en papeles que necesita guardar, recordar y póngala en una “caja de entrada”, puede ser en un cajón, en una caja o en una carpeta especial dentro de su correo electrónico. Ponga todas las cosas que tiene pendientes en esa caja para pronto resolverlo.

2.   Procesar

Su caja de entrada debe ser desocupada por lo menos una vez por día. Para procesar toda esta información es necesario dar seguimiento a todas las cosas que tiene pendientes. Es aconsejable que cuando saque una tarea pendiente de su caja la termine y esta no vuelva. Para esto el consultor aconseja:

1.   Concluya la tarea en ese mismo momento, así demore más de dos minutos hacerlo.
2.   Delegue funciones y pida ayuda a sus compañeros para concluir los pendientes.
3.   Haga una lista de las próximas acciones.
4.   Si no se puede resolver inmediatamente, sáquela de esa caja y archívela para referencia futura.
5.   Haga una lista con estas tareas pendientes.

Organice

Para organizar todos los compromisos y actividades de su caja de entrada, defina cuál es la próxima acción necesaria para cumplir cada una de ellas. Por ejemplo, si uno de sus compromisos es el cierre del balance anual de la empresa, la próxima acción puede ser agendar una reunión con el contador.

Las listas de las acciones deben ser divididas por categorías o contextos, como las actividades que se hacen fuera de la oficina, en la casa o por teléfono. Las tareas pendientes que dependen de más de una acción son consideradas proyectos.

Entonces, haga una lista de sus proyectos y para que salgan del papel, tenga siempre una próxima acción referente a cada una de ellas. Otra lista útil es la de las actividades delegadas a otras personas o que dependen de un evento externo o respuesta de terceros para poder seguir adelante.

Además de las listas, el método de Allen aconseja asignar fecha y hora para cada actividad que vaya a realizar y que esté en las listas.

Revise

De nada servirán las listas si no las revisa diariamente o con la frecuencia necesaria para ejecutar las actividades. Además de verificar sus próximas acciones diariamente, de un vistazo a los proyectos y actividades en espera por lo menos una vez por semana.

Haga

No basta con organizar la información y las actividades si usted no está empeñado en ejecutarlas. Decida cuál tarea debe ser cumplida con su disponibilidad de energía. Primer, resuelva los pendientes en su agenda primero y después pase a las listas. Si usted va hacia el banco, verifique en las listas si hay algo pendiente que pueda hacer en el camino.