¿Cómo hacer para que una videoconferencia del trabajo sea exitosa?

El presidente de Colombia, Juan Manuel Santos, desde al año anterior venía insistiendo en la necesidad de realizar la cumbre de la Alianza  Pacifico (Perú, Chile, México y Colombia) vía on line para evitar salir del país.

Los presidentes Ollanta Humalla, Sebastián Piñera y Felipe Calderón accedieron y el pasado seis de marzo realizaron la cumbre cada uno desde sus despachos y concluyeron que fue igual o incluso más provechosa que cuando la hacen en persona.

Aquí van algunas recomendaciones para que esas reuniones sean exitosas.

Sesiones cortas

La capacidad de atención de las personas es menor cuando se encuentras en línea, así que es aconsejable hacer reuniones de 45 minutos como máximo. Es mejor hacer varias series de reuniones específicas que una reunión larga e improductiva.

Puntualidad

Tenga en cuenta no solamente la importancia de empezar y acabar a tiempo sino también las diferencia horarias de algunos participantes que puedan estar en otros países para que la reunión no se muy temprano o muy tarde.  

Preparar temas

Dominar los temas hará que la participación en la sesión sea mucho más productiva y compartir la agenda previamente por email junto con información complementaria hará más ágil el encuentro.  

Tecnología de punta

Si quiere facilitar la comunicación y no frustrarla es mejor que los equipos que se van a usar en la reunión sean revisados antes de iniciar. Hay conferencias web, como TeamViewer Meeting, que es accesible para el usuario y no requiere ningún software especial para la instalación.

Clara y conciso

Para muchos participantes, el idioma de la reunión puede no ser el suyo, así que habla despacio y haz pausas para preguntas y dudas. Utiliza todas las herramientas y posibilidades que te da hacer una presentación, compartiendo diapositivas y gráficos con el grupo.   

Supervice la atención

Los participantes pueden estar tentados en pasar el tiempo limpiando su bandeja de entrada de correo durante la reunión u otro tipo de actividad que los distraiga, así que haga preguntas con frecuencia para que se interesen en prestar atención.