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Etiqueta Laboral
¿Cómo cancelar una reunión de trabajo?
Cancelar reuniones es algo común hoy en día y es inevitable. No obstante hay maneras de hacerlo para que los perjudicados no vayan a pensar mal de usted y puedan llegar a un acuerdo de reprogramar.
3 de agosto de 2014
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Que le cancelen un compromiso sobre la hora, que usted deba volver a cancelar esa reunión que se ha pospuesto muchas veces, o que sencillamente le digan que no pueden atenderlo sin reprogramar, parecen escenarios poco gratos para cualquiera. FP le cuenta las recomendaciones de los expertos para que las cancelaciones de reuniones se lleven a cabo de la manera más sencilla y respetuosa, acorde con el momento de la cancelación.
Si cancela un par de días antes
Es la forma más sencilla porque aún hay tiempo para reprogramar y se le está avisando a los asistentes de la reunión con tiempo para que precisamente puedan organizarse y adaptarse al nuevo horario. Así lo haga usted, o su asistente, un correo respetuoso estableciendo excusas y una nueva fecha para la reunión, será suficiente.
El día antes
Acá ya se pone más complejo el asunto y es importante saber con qué clase de persona es la reunión, para ponerse en los zapatos de ella para ver qué tan conveniente es el cambio de fecha. Hay personas que se encuentran en la misma ciudad y pueden tener horarios más flexibles. Si la reunión es con esta clase de personas, es más fácil darles una llamada y seguramente pueden llegar a un acuerdo de ocupar un tiempo libre mutuo en los próximos días. Una buena opción es ir usted a ellos en vez de que ellos vengan a usted.
Sí es con personas que han hecho un viaje exclusivamente para esa reunión, trate de no cancelar esa reunión, ya que puede llevarle consecuencias laborales, perdida de respeto y confianza.
El día de la reunión
Las razones deben ser realmente de fuerza mayor, como un problema familiar, una enfermedad o una complicación de un viaje. Un correo no será suficiente y siempre será mejor una llamada para que los afectados entiendan de primera mano, su inconveniente. Entienda y acepte que muchas veces esa oportunidad de reunirse se perderá y usted puede ser el culpable.
Una hora antes
Acá realmente debe ser una cuestión de urgencia e imposibilidad. Una llamada será necesaria y deberá expresar sus sinceras disculpas. Siempre tenga esta opción como última y trate de ir a la reunión así tenga que acortarla, es preferible. Si la reunión es a primera hora de la mañana, entienda que las otras personas han planeado su día alrededor de esa reunión.
Si es la tercera vez que cancela
Una vez puede ser aceptable, dos cuestionable, pero hasta tres ya debería ser inadmisible. Si en algún momento se encuentra en este lugar, lo mínimo es que le deba un almuerzo o una cortesía a la oficina del afectado con una nota de disculpas.
Nunca será bueno dejar plantado a un socio, cliente o hasta a alguien que iba a conocer en la reunión. Intente planear de acuerdo a sus necesidades y respetar los tiempos de los encuentros para evitar cancelaciones que pueden arruinar su reputación y quien sabe, evitar un futuro plan de negocios.
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