La estrategia del cero papel en las oficinas

Una investigación realizada en 2011 para empresas de la Unión Europea, (Índice de Eficiencia de Procesos de Ricoh, junio de 2011, informe de investigación exclusivo de Coleman Parkes Research) encontró que las compañías invierten al año 147 mil millones de euros gestionando los documentos críticos, que equivalen a 362 millones de horas anuales del tiempo de los empleados. En el caso de Suiza, un empleado invierte 35 horas al año en este tipo de procesos, mientras que un empleado en Alemania puede llegar a invertir 82 horas.

Óscar Almanza, consultor y experto en el tema, considera que la mayoría de los cálculos que hacen las empresas se refieren a los ahorros en papel (costo, impresiones, fotocopiado…), pero el verdadero ahorro está en los costos ocultos de las horas en tiempo de trabajo que se gastan las personas buscando documentos. 

En el caso de Colombia, Almanza considera que las compañías que operan en el país hasta ahora están dando sus primeros pasos y que les ha costado más trabajo del esperado “si bien una parte de los esfuerzos para lograr oficinas que utilizan menos papel se basan en hacer un uso eficiente de las impresiones y fotocopias, optimizando los procesos y reduciendo requisitos innecesarios; la otra parte, que se basa en la sustitución del soporte de papel por soportes electrónicos, exige mayores recursos, no sólo en lo tecnológico sino también en lo organizacional, especialmente para la gestión del cambio”.

En este sentido, a las empresas no sólo les hace falta mejorar en la labor ambiental, sino ser estratégicas en sus mecanismos de ahorro en recursos tanto materiales como económicos.

Lo que le hace falta a éstas para romper paradigmas y cambiar la ideología conservadora del manejo del papel, está en la educación, en comprender de manera amplia los beneficios de usar la tecnología para este fin e impulsarse a hacer cambios drásticos a favor de la compañía.

Almanza resume esta pregunta en la eficiencia “el verdadero impacto de ser cero papel se da en términos de reducción de tiempos y esfuerzos gracias a la disposición de la información en entornos electrónicos, que facilitan la búsqueda, consulta, creación y distribución. Un proyecto cero papel tiene un impacto directo en aspectos como: la mejora en la gestión del conocimiento, la mejora substancial de la seguridad de la información, el incremento en la eficiencia de los procesos, la reducción de costos, entre otras (…) Es, asimismo, un elemento vital para avanzar en temas como teletrabajo o gestión de información desde dispositivos móviles”.

Es importante que usted como empresario valore la información que posee y defina cuál es conveniente poner en la nube e incluso cuál es el tipo de nube a utilizar. 

Es decir, la información que implique poco riesgo puede colocarla en una nube pública a un bajo costo y la información con mayor nivel de confidencialidad, será destinada a una nube privada.

Los documentos convenientemente alojados en un Gestor de Contenido Empresarial cuentan con niveles de seguridad mejores que los del papel (control de acceso por niveles de usuario, huella de las actividades realizadas en torno a los documentos, copias de seguridad, entre otros). 

Sin embargo, en los entornos electrónicos existen riesgos asociados a desastres y a delitos informáticos que exigen a las empresas fortalecer sus políticas y controles de seguridad, para no exponerse innecesariamente.

• Acceso fácil y rápido a la información.

• Mejor gestión del conocimiento en las organizaciones.

• Incremento en la eficiencia (tiempos).

• Mejora en la relación con los clientes (porque puede hacer diagnósticos en tiempo real).

• Mejor gestión de las evidencias (en términos de seguridad y pertinencia).

Lo más importante es que se logra mejorar la calidad de vida de los empleados gracias a que, al disponer de la información pueden concentrarse en actividades que realmente generan valor; el ahorro del espacio que actualmente ocupan los expedientes en papel también mejora el ambiente de trabajo; e incluso hace posible el teletrabajo, bajo las mismas condiciones que tendría estando en la oficina.