¿Aburrido yo?

Las reuniones en la oficina tienen mala fama universal. El uso y el abuso en su convocatoria, la falta de resultados cuando los asistentes no llegan preparados y el aburrimiento que generan quienes ‘se sientan en la palabra’ y no escuchan a sus colegas, son algunas de las malas prácticas que provocan este rechazo.

Pero lo cierto es que ninguna empresa puede sobrevivir sin convocar reuniones. Por eso los expertos consideran que, en lugar de combatirlas, lo ideal sería diseñar estrategias adecuadas que las hagan más efectivas.

La consultora internacional Bain & Company diseñó cinco recomendaciones para lograr reuniones efectivas y eficientes.

La primera es una regla de oro: el tiempo no se puede desperdiciar; por lo tanto, la hora de inicio y finalización deben estar como ‘escritas en piedra’. En el caso de colaboradores que se tomen la palabra también es importante limitarles el uso del tiempo para darles espacio a los demás colaboradores.

La segunda recomendación está en línea con nuestros tiempos: los teléfonos inteligentes deben quedar en una bolsa fuera de la sala de reuniones para que los asistentes puedan concentrarse en los temas para los cuales fue convocada.

Tener previamente una lista con los temas clave evita dispersiones y convoca a no salirse del tema central; además, facilita asignar responsabilidades. La cuarta sugerencia es cerrar cada tema apenas termine el debate y enunciar la solución acordada pues, de lo contrario, se corre el riesgo de retomar el mismo punto más adelante, lo cual hace perder tiempo.

Finalmente, la consultora recomienda que cada vez haya ‘menos sillas’ en las reuniones, pues esto permite que quienes se quedan de pie –y los que están cómodamente sentados– traten de encontrar las soluciones con mayor agilidad. Por eso, la próxima vez que convoque una reunión, ponga en práctica estos consejos.

Yo recomiendo…

Tres expertos cuentas cuáles son sus claves de éxito a la hora de hacer reuniones.

JOSÉ M. ACOSTA
Presidente Human Capital

• Conocer con anterioridad la agenda y recomendar a los convocados que se preparen.

• Proveer el entorno que facilite la concentración –en tiempo y logística–.

• Convocar solo a quienes compete el tema, que aporten y cuya participación sea vital para el objetivo buscado.

MAURICIO RODRÍGUEZ
Embajador en Reino Unido

• Que los expositores respeten el tiempo asignado.

• Que nadie use celular o computador para asuntos personales.

• Que solo se hagan reuniones cuando sea necesario, pues muchos asuntos se pueden solucionar con una simple llamada o un correo.

MARÍA E. CORONADO
Presidente de Gas Natural

• Definir con anticipación el propósito de la reunión, los participantes y la información previa que se requiere.

• Tener claros los temas y el tiempo que se dedicará a cada asunto.

• Culminar la reunión con conclusiones, compromisos y acciones siguientes.