Google Apps, la receta de Genfar para subirse a la Nube

La empresa colombiana líder en la producción y comercialización de productos genéricos farmacéuticos encontró en esta solución la dosis perfecta para mejorar sus procesos y aumentar la productividad. Hoy, el 87% de los empleados valora poder llevar la información a todos lados y el 81% disponer de ella en cualquier momento.

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Cuando Nelson Osorio llamó a Eforcers, uno de los partners de Google en Colombia, para que le ayudara a implementar la solución de correo electrónico que provee Google a las empresas, lo hizo convencido de que era lo que necesitaba. Muy pronto, se iba a dar cuenta de que las deficiencias que tenía que resolver iban mucho más allá de eso y que lo que debía mejorar no solo era el correo.

En Genfar, un laboratorio farmacéutico dedicado a la producción y comercialización de medicamentos genéricos para uso humano y para la salud animal, Osorio es el responsable del área de tecnología y, por lo tanto, él era quien recibía las constantes quejas de que “los correos no llegaban o no salían”.

Sabía a qué se debía esa situación. Desde que la compañía empezó a involucrar el tema de la tecnología en sus procesos cotidianos, hace 17 años, toda la administración de su correo la hacía a través de servidores ‘Apache’ que no le permitían pasar de 300 megas de capacidad por buzón y que le limitaban la operación en ambientes remotos, por lo que tenía que tener un correo interno y otro externo. Esas dos características implicaban que a muchos no les llegaran los correos porque su buzón estaba lleno y a otros porque habían salido de viaje y el mensaje había sido enviado al correo interno. Esto implicaba asignar recurso humano para la administración de cuotas o buzones.

“Eforcers vino y me explicó que con la plataforma Google Apps for Business ya no iba a sufrir por el tema del correo, prácticamente me aseguraba que no iba a tener que borrar un solo mensaje en 8 años si no quería. Y, al hablarme de todas las demás herramientas colaborativas que proveía Google Apps, entre las que estaban Docs, Sites , Videos y Calendar, de la seguridad y de la disponibilidad, yo empecé a edificar en la mente los procesos internos y a imaginarme cómo funcionarían sobre esas herramientas”, afirma el representante de la compañía farmacéutica.

Entre lo que imaginaba estaba poder hacer algunos reportes de la actividad comercial en forma colaborativa y en tiempo real, lo que facilitaría el trabajo del 30% de toda la fuerza laboral de la organización compuesta por cerca de 1.000 personas.

Osorio explica que Genfar tiene gerentes regionales por todo el país, los cuales dirigen a personas que se encuentran en variadas y distantes localidades. Antes de Google Apps, el gerente regional creaba un archivo y se lo enviaba a 15 personas, cada uno lo contestaba con los compromisos comerciales que tenía (citas, prospectos, cierres, etc.), a las 4 p.m. el gerente terminaba de consolidar el reporte y cuando lo iba a enviar a la sede principal se daba cuenta que ya estaba desactualizado. Hoy, con un documento compartido, las 15 personas van completando la información y el gerente se entera en tiempo real. Aún más, el vicepresidente comercial puede también estar compartido y ver los compromisos de esa regional y compararlos con los de otras zonas del país, así está en capacidad de organizar flujos de caja, flujos de pedidos y flujos de recursos de toda la organización a nivel nacional o internacional.

Otro aspecto que ha cambiado es que antes el presidente de la compañía tenía que transmitir mensajes vía memorando a los gerentes regionales, a los de las tres filiales que tiene el laboratorio en el exterior (Ecuador, Perú y Venezuela) y a los de los 15 países de Centro y Suramérica en los que Genfar tiene presencia en la actualidad. Ahora solo se filma el mensaje, se sube a un Site creado para compartir este tipo de mensajes y todos los directivos lo pueden ver muy fácilmente.

Y también se están automatizando procesos. Gracias a Apps procesos como el de selección de personal son mucho más livianos y eficientes en Genfar. “Hoy con la eficiente utilización de los filtros de las herramientas de Google nos hemos dado cuenta que podemos clasificar las solicitudes más fácilmente y además hemos creado un documento que los aspirantes deben llenar y a los cuales se les han asignado ciertos valores que también se filtran. El resultado final es un grupo reducido de personas que se ajustan al perfil que solicitamos”, explica el representante de la compañía farmacéutica.

El resultado hoy por hoy es un nivel de satisfacción y aceptación de la nueva plataforma de casi el 80% de los empleados, en donde la gran mayoría la considera muy útil y la valora especialmente por su seguridad, portabilidad y disponibilidad.

En las encuestas internas el 99% dice usar el nuevo correo, el 65% Talk (que incluye chat y video chat), el 39% Docs, el 33% Calendar y el 11% ya se ha iniciado en Google Video. Además resaltan la facilidad con la que aprenden a usar estas nuevas herramientas (82% califican su adaptación entre fácil y muy fácil), la disponibilidad que les provee de la información (81% la consideran buena o excelente), el hecho de poder llevarla a todos lados (87% valoran poder llevar la información a todos lados) y poder organizar la información y las tareas en forma más eficiente (73% encuentran esta utilidad entre buena y excelente).  

“Aún debemos hacer ajustes -sostiene el representante de Genfar-, tenemos que hacer mucha más capacitación y adelantar la curva de aprendizaje, pero hay que tener en cuenta que solo llevamos cuatro meses con esta plataforma”.

Es precisamente por el poco tiempo que lleva con Apps, que Nelson Osorio no habla de ahorros operativos ni retornos de inversión, eso a él hoy no le preocupa ya que tiene la seguridad que el retorno de la inversión se verá por si solo y a su debido tiempo; así se lo trasmitió al interior de la organización. “Si a me dicen cuál ha sido el principal aporte de Apps a nuestra organización, yo le digo que eficiencia. Si esa persona me dice cuánto vale la eficiencia para una organización actual, entonces yo le cuantifico lo que nos aporta Apps”.

Razones para subirse a la Nube con Google Apps

Siempre que se escucha hablar de Google Apps, se piensa en las ventajas de un correo como Gmail, en poder compartir y acceder documentos con quien queramos y adonde necesitemos y el poder organizarnos mejor con Calendar. Google Apps es mucho más que eso. A continuación Jorge Giraldo, Director de Google Enterprise en Colombia, identifica algunas de las razones adicionales por las que una empresa debe considerar esta plataforma colaborativa para mejorar y optimizar sus procesos:

1. Seguridad. El cluster de centros de datos de computación en la nube de Google ofrece a los clientes escalabilidad y confiabilidad a través de todos sus productos y sitios web para consmidores es el mismo que apoya a más de cuatro millones de empresas que usan Google Apps y a las más de mil millones de búsquedas que se realizan a diario en Internet.

2. Alta disponibilidad. Google Apps no tiene tiempos planeados de inactividad ni de baja del sistema por mantenimiento. Ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) del 99,9% de tiempo activo: de hecho, en 2010 Gmail superó esta garantía y tuvo un tiempo activo de 99,984%.

3. Control sobre los datos. Con Apps los administradores de los clientes disponen de poderosas herramientas que los ayudan a gestionar temas como usuarios, documentos y servicios.

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