Los casos en que usted debe pedir la factura electrónica

por Francisco J. Gómez Villamizar

Aunque Colombia lleva 20 años promoviendo el uso de este soporte de pago, todavía hay quienes ignoran el tema e insisten en pedir el ‘papelito’ de su compra.

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Pocas cosas delatan la edad de las personas. Una por ejemplo es citar los dichos de la abuelita, o después de cierta edad, mencionar las frases más comunes de nuestros padres. Si se siente identificado con dos de estas frases, entonces sí, es probable que usted se esté haciendo un viejito:

-”No hay mal que dure 100 años, ni cuerpo que lo resista”.

-”Cuando el río suena, piedras lleva”.

-”A caballo regalado, no se le mira el colmillo”.

-”A quien le caiga el guante, que se lo chante”.

Otra situación que puede delatar la edad es que se le olviden los días en que tiene que hacer pagos como por ejemplo, los servicios públicos, la televisión por cable, la cuenta del celular. Si está sufriendo de olvidos frecuentes le tenemos alternativas. La primera es que haga unos ejercicios para la memoria, fáciles eso sí, para que no tenga inconveniente en recordar las cosas más adelante. Lo otro que también puede hacer es dejar de pedir papelitos por sus compras, no solo evitará contaminar más el planeta. También le servirá para llevar un control de sus pagos más importantes con solo tener guardada la información en el celular.

Le estamos hablando de la factura electrónica, que no tiene nada de nuevo, pero que muchos comercios en Colombia deberán tener implementado en 2018. Usted lo único que tiene que hacer es pedir a sus proveedores, comercios en donde compra que por favor le envíen este documento a su correo electrónico.

Eso le funcionó muy bien a la red de colegios Aspaen, donde consultamos a Melanie Rodríguez, directora nacional de la institución educativa, sobre los beneficios de su implementación. Por un lado, ganaron los docentes que ahorraron el tiempo que usaban antes en enviar talonarios que eran botados en el camino, arrugados o que llegaban en malas condiciones. Entonces, los padres de familia pedían que se los reexpidieran y volvía a comenzar todo el proceso.

“Los docentes, antes de la implementación de la factura electrónica, perdían mucho tiempo, las botaban, las sacaban de sus cuadernos los estudiantes y entonces nos escribían los papás que no habían recibido la factura que la mandáramos otra vez. Era un malgasto de recurso y de papel”, contó la directora. En su caso, contó con los servicios de la firma F & M Technology, que provee el soporte tecnológico para la implementación de esta plataforma.

Pero cuando empezaron el proceso los padres respondieron bien al cambio y se habituaron en su uso. Como estos padres, si usted es de los que bota todo, no sabe dónde pone las cosas, lo mejor es que pida a sus comercios que le envíen al correo la factura electrónica. Así queda guardada en su buzón personal y puede marcarla o generar recordatorios para hacer los pagos.

Siga leyendo: Siete razones para migrar a la factura electrónica

Otro caso en que es una excelente recomendación exigir esta factura virtual es si usted es un preocupado por proteger la naturaleza. Cuando pide la factura, usted evita que el comercio, llámese colegio, empresa de celular, banco o lo que quiera, utilice papel, tinta, uso de recursos naturales que lo que hacen es contaminar el ambiente.

Es más, la DIAN señala las otras ventajas del uso de la factura electrónica, como son:

  • Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos.
  • Hace eficiente la gestión documental.
  • Cuidado y protección del medio ambiente.
  • Consulta en línea.
  • Facilidad en las transacciones.
  • Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones.
  • Mejora la gestión de cobro.
  • Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
  • Mejora la relación cliente/Proveedor

¿Cómo va el proceso?

Para Jorge Ramírez director de negocios y alianzas de Epayco, una start up colombiana con 5 años en el mercado de los pagos electrónicos hay todavía un espacio amplio para que más negocios hagan la migración hacia esta factura.

“La gran mayoría de nuestros clientes, casi el 70%, envían factura por correo electrónico. Por tema de costos, es muy importante para todas las empresas migrar hacia este mecanismo. Todavía hay que superar un tema generacional, donde las personas de más de 60 años son leales a la factura de papel, a pedir en el banco un soporte físico y que le pongan una impronta. Pero conozco también gente mayor de 75 años, que les encanta la factura digital, porque en su computador pueden llevar el control de la información, lo maximizan, lo ven en pdf, lo pueden agrandar y ver mejor”, dice Ramírez.

Entonces, otra razón para pedir esta factura es si comienza a tener problemas de visión, ya que si lleva este control en su celular, puede agrandar el pdf y evitará usar lentes o incluso lupa para ver mejor la información.

Según cifras de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, el 76% de los internautas colombianos son compradores “online”. El dato es significativo ya que gran parte de las compras expiden facturas electrónicas. Además, identificó que las transacciones no presenciales crecieron en 2015 un sesenta y cuatro por ciento (64%) frente a las ocurridas en 2014, las cuales ya habían aumentado en un veintinueve por ciento (29%) en 2014 en relación con las de 2013; en el año 2015 se realizaron un total de 49 millones de transacciones no presenciales incluyendo el comercio electrónico, movilizando la importante suma de $16.329.000 millones de dólares, cuya equivalencia con la torta del PIB corresponde al 4,08%.

En el resto de América Latina

De acuerdo con un reporte de Alegra.com, compañía de software para administración y  facturación en red, la implementación de la facturación electrónica en Colombia permitirá realizar de manera más rápida y sencilla los procesos administrativos de las pequeñas empresas, reducirá el gasto de transporte y disminuirá errores.  

“El paso a la factura electrónica es una tendencia en la región y un modelo ya probado en otros países.  Actualmente en Chile y México es obligatoria para la mayoría de los negocios y se ha iniciado un camino similar en  Perú y Ecuador”, dijo la empresa.

En el caso de México que es el país que más tiempo lleva con la implementación y dónde se encuentra más madura la tecnología, es interesante ver como todos los negocios o personas que realizan actividades económicas han adaptado el modelo, por ejemplo si se toma un taxi se puede solicitar a este una factura electrónica que se recibirá en el correo electrónico.  Los resultados en general han sido muy buenos y han generado impactos positivos, permitiendo a muchas empresas agilizar sus procesos y descubrir todos los beneficios de Internet.

Chile es otra experiencia destacable, donde se está iniciando el proceso de manera obligatoria, pero debido a las ventajas, muchas empresas ya lo implementaron, aún antes de que vencieran los plazos establecidos por las autoridades de este país. Para el caso de Perú, al igual que Colombia, se encuentra en la primera fase de implementación con un reciente lanzamiento del modelo de facturación y  promoción. En ambos países, se tiene planeado hacer el uso de la factura electrónica obligatoria en los próximos 2 años.

“A modo de recomendación, es importante saber elegir el software de facturación más completo, que cumpla no solo con la facturación sino que además permita administrar grandes cantidades de facturas en un solo lugar”, agregó la firma. Por ejemplo, Alegra.com  ya tiene diseñado el sistema de recepción de facturas, lo que le permite a las empresas recibir en un buzón de entrada de correo todas sus facturas y tenerlas organizadas de manera automática, además tiene la experiencia por sus operaciones en 8 países donde en algunos ya es obligatoria la facturación electrónica.

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