5 claves para implementar con éxito la factura electrónica en su negocio

Según fuentes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, ya se han expedido las primeras resoluciones donde se habilita a 19 empresas a facturar electrónicamente en Colombia. Estas empresas tienen ahora la obligación de facturar de forma electrónica y cuentan con 3 meses para iniciarse en el modelo establecido por el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016.

Con las primeras empresas habilitadas en marcha y el plan piloto finalizado, la factura electrónica empieza a ser una realidad en Colombia. Por este motivo, la firma SERES, que ofrece sus servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, hizo algunas recomendaciones para aquellos negocios y compañías que quieren dar el salto tecnológico a este proceso.

“Más allá de su obligatoriedad, las empresas colombianas deben encontrar en el nuevo modelo de facturación electrónica una oportunidad para mejorar su gestión y hacer crecer sus negocios”, manifestó Alberto Redondo, director de marketing en SERES para Latam e Iberia. “Lo más inteligente es aprovechar la experiencia ajena para eliminar errores y sacar el máximo partido a la factura electrónica”, agregó el directivo. Las siguientes son las cinco claves para que su negocio o empresa haga una transición exitosa hacia la facturación digital.

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No sólo los obligados pueden beneficiarse del cambio

La factura electrónica tiene múltiples ventajas: ahorra costes y mejora la productividad, la competitividad y la rentabilidad de las empresas. Y con el nuevo modelo de facturación electrónica de Colombia, la posibilidad de beneficiarse de ellas estará al alcance de todas aquellas empresas colombianas que lo deseen, ya que el Decreto 2242 de la DIAN abre también las puertas a todos aquellos contribuyentes que voluntariamente quieran facturar electrónicamente.

Si emite facturas electrónicas debe recibirlas electrónicamente

Es con la recepción electrónica de las facturas donde las empresas obtienen los mayores beneficios de este modelo de facturación. Ventajas para su negocio como la optimización de los procesos, el ahorro de costes y la mejora de las relaciones con sus clientes y su cadena de suministro. Por ello, el Gobierno ha establecido en el nuevo modelo que los adquirientes de las facturas que estén obligados a  emitir electrónicamente deben de recibirlas también en este formato.

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La factura electrónica no es el único documento

La factura electrónica debe contemplarse como la base de un proyecto más ambicioso de transformación digital que lleva al intercambio electrónico de documentos. Ya con el nuevo modelo de facturación electrónica la nota de crédito, la nota de débito y el acuse de recibo serán obligatorios y, a la vista de lo ocurrido en países de la región como México y Brasil, donde se realiza un uso masivo de documentos electrónicos, es previsible que en Colombia el número de documentos electrónicos obligatorios se incremente exponencialmente en los años siguientes a la entrada de la factura electrónica obligatoria.

El acuse de recibo es obligatorio

Con la publicación de la Resolución 000019, la DIAN contempla la necesidad de trazabilidad en los intercambios electrónicos de las facturas al establecer que el receptor debe generar un acuse de recibo por cada factura electrónica recibida y enviársela al emisor de dicha de factura. De esta manera, las empresas colombianas contarán con una mayor visibilidad y control del negocio y también del estado de sus cuentas.

Podrá negociar sus facturas electrónicas como título valor

El Decreto 1349 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo establece un antes y un después en la gestión completa de la factura desde el punto de vista de la tramitación y el cobro ya que, con la creación de un registro de facturas que sean consideradas como título valor, las empresas colombianas podrán acceder más fácilmente a negociar sus facturas, lo que les facilitará una mayor liquidez y una gestión del flujo de caja más eficiente.

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