Lo que debe saber para proteger sus datos personales

¿Se ha preguntado qué pasa con los datos que da a la entrada de la portería de un edificio? ¿Qué pasa con la información que usted da para registrar una compra en un establecimiento comercial?. Conozca la nueva ley que busca regular el tratamiento de los datos personales.

La nueva reglamentación es obligatoria para quien recolecte, almacene, use o circule datos personales. La nueva reglamentación es obligatoria para quien recolecte, almacene, use o circule datos personales.

Prácticas comúnmente aceptadas en el país cuando se solicita y entrega información personal deberán cambiar con la entrada en vigencia próximamente de la Ley de Protección de Datos Personales.

Por ejemplo, hoy en día cuando se ingresa a un edificio, el portero o el personal de la recepción exige un documento, una foto y algunas veces una huella digital.

Dicha información se guarda en un archivo computarizado y el titular desconoce por completo la razón de la exigencia de sus datos, el uso que se les dará, el tiempo de su conservación, quién los almacenará y con qué medidas de seguridad cuenta.

“Cuando la ley entre en vigencia el personal de recepción del edificio o el portero, según sea el caso, no podrán solicitar información alguna de las personas, ni tener cámaras de seguridad, sin antes informarles de la existencia de un archivo donde reposarán sus datos y haber hecho explícita la finalidad de la recopilación de los datos o de las imágenes, quiénes serán los destinatarios de tal información y cuáles son los derechos que le asisten al titular por virtud de la autorización que voluntariamente otorgue”, explica Asobancaria.

De acuerdo con el comentario realizado por el gremio de los bancos, si el titular decide impartir su autorización, la cual deberá ser expresa y debidamente informada, el encargado o responsable de dicho archivo deberá, entre otros, garantizarle el pleno y efectivo derecho al habeas data; guardar copia de la autorización otorgada; conservar la información bajo condiciones de seguridad y adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para atender consultas y reclamos.

Esto mismo deberán hacer los establecimientos de comercio, que solicitan datos de sus clientes para efectos comerciales, contables y tributarios; las clínicas y hospitales en relación con la información de sus pacientes; las entidades públicas que administran bases de datos de los ciudadanos, entre otros.

Un aspecto importante es que la nueva ley sobre protección de datos personales se ajusta a los estándares internacionales de seguridad en el tratamiento de información, con lo cual se facilita a las empresas extranjeras la realización de transferencias internacionales de información.

De esta manera, la nueva reglamentación es obligatoria para quien recolecte, almacene, use o circule datos personales incluidos en cualquier base de datos y para quienes administren tal base y decidan sobre los datos allí incluidos.

Esto constituye un gran reto para las empresas, ya que deberán ajustar sus prácticas y procedimientos para proteger adecuadamente la información y evitar sanciones personales e institucionales.

Lo malo

La prohibición para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando se trate de información pública, es un aspecto que según Asobancaria no es conveniente.

En este sentido, señala que por ejemplo el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las instituciones educativas o el Ministerio de Educación, son instituciones que una vez se encuentre vigente la ley, no podrán procesar la información de niños, niñas y adolescentes, perdiéndose así importantes herramientas que les facilitan la realización de sus funciones.

“Es tan extrema esta aparente protección, que a los establecimientos de crédito se les dificultara la posibilidad de permitir que estos menores accedan a productos financieros, especialmente los de ahorro, puesto que no podrán manejar la información correspondiente, por prohibirlo expresamente la ley”, explica Asobancaria.

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