Administre su correo electrónico

El creciente número de correos electrónicos que se reciben a diario puede afectar su rendimiento. Estas son algunas recomendaciones para manejar estos mensajes eficazmente.

Tome acciones a medida que lea los mensajes: contéstelos de inmediato si requieren algún tipo de respuesta; bórrelos sin contemplación si son publicitarios o provienen de fuentes desconocidas. Tome acciones a medida que lea los mensajes: contéstelos de inmediato si requieren algún tipo de respuesta; bórrelos sin contemplación si son publicitarios o provienen de fuentes desconocidas.

El correo electrónico se ha consolidado como una herramienta indispensable para los negocios. Junto a su facilidad de uso, esta tecnología permite intercambiar documentos, compartir presentaciones o realizar pedidos de forma más económica y rápida que los métodos tradicionales, como el fax, el correo físico o el teléfono.

Tristemente, su enorme popularidad es su mayor desventaja, pues los colaboradores ahora destinan una gran porción de su tiempo laboral para contestar sus mensajes o eliminar el correo basura que reciben. Según la revista Fast Company, mientras los empleados de la empresa Intel reciben en promedio 350 correos electrónicos a la semana, los de la consultora Morgan Stanley deben lidiar con 625 mensajes en el mismo tiempo.

Ahora bien, para gestionar esa 'sobrecarga' de mensajes, los expertos recomiendan tratar su buzón digital de la misma forma en que lo haría con uno físico: la clave está en desocuparlo cada vez que lo revise. De hecho, el juego consiste en almacenar los mensajes realmente necesarios y eliminar sistemáticamente el resto.

De hecho, existen tres clases de correos electrónicos que las personas suelen guardar: los de cosas que deben hacer (como las solicitudes de su jefe), los de cosas que esperan (las facturas de algún servicio) y los de aquello que quisieran tener como referencia (información de su trabajo). Entonces, cree tres carpetas diferentes en su programa de mensajería para ubicarlos a medida que vayan llegando: por hacer, solicitudes y referencia.

Así mismo, tome acciones a medida que lea los mensajes: contéstelos de inmediato si requieren algún tipo de respuesta; bórrelos sin contemplación si son publicitarios o provienen de fuentes desconocidas (y no relacionadas con sus intereses), o ubíquelos en alguna de las tres carpetas de acuerdo con sus contenidos. Si tiene muchos mensajes antiguos al comenzar esta tarea, seleccione aquellos que tengan más de tres días y guárdelos en una carpeta de respaldo

Según el sitio web BusinessKnowHow.com, otra clave para reducir el número de mensajes está en comunicar claramente lo que se quiere recibir.

Por ejemplo, hay personas que disfrutan enviando bromas, videos o cadenas de oraciones, que muchas veces solo sirven para llenar el buzón. En este caso, incluya un texto en todos los mensajes que usted envíe y que diga algo como: "Por favor no me incluya en listas de distribución para bromas, oraciones, pensamientos del día o cadenas. Gracias". Así, no lastimará a sus amigos o familiares más sensibles con estos temas. Nunca responda mensajes publicitarios, esto solo permitirá que sus remitentes sepan que su cuenta está activa e intensifiquen su actividad.

Finalmente, recuerde que todos los sistemas de correo ofrecen filtros que le permiten separar automáticamente los correos, de acuerdo con su remitente o contenidos. En estos casos puede crear reglas para que los mensajes vayan directamente a las carpetas que les corresponden (o a la caneca), sin necesidad de que usted los tenga que leer.

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