Razones para no usar el email como organizador de tareas

Es muy tentador convertir la bandeja de entrada en el eje de la vida laboral, un experto lo califica de “grave error” porque en las cuentas de correo se recibe información útil pero desorganizada.

Las bandejas de entrada no son fáciles de organizar. Las bandejas de entrada no son fáciles de organizar.

Según el experto en productividad laboral e informática, Jero Sánchez, entre otros problemas,  la mayoría de los programas de correo no permiten cambiar el asunto de un email que se ha recibido y a partir de ahí hay una situación complicada de organización.

Sin tareas  

Los correos pueden tener múltiples tareas asociadas. No es fácil encontrar un correo que defina de manera clara y una única tarea. Muchas veces los correos implican la realización de varias cosas, y “lo peor, probablemente en relación a distintos proyectos”.

Los asuntos generalmente no describen de manera adecuada las tareas a realizar. Aunque la persona puede asignar asuntos claros a los correos, no puede esperar que todo el mundo lo haga.

Asuntos como “Hola”, o “Pedido” nos obligarán a leer el cuerpo del mensaje para hacernos una idea de lo que hay que hacer, entonces habrá que marcarlo nuevamente como no leído y volverlo a leer luego.

GMail sí, pero no

Aunque GMail permite marcar correos como destacados, o clasificarlos mediante etiquetas, no es desde luego algo que se pueda hacer en todos los programas de correo. Y aun así, si se quiere clasificar los correos por distintos criterios, la gestión de todo el sistema se complica rápidamente porque se crearán más y más tareas.

El seguimiento de asuntos pendientes es muy complicado. Si crea una carpeta que se llame “Pendiente”, se puede encontrar enseguida con varios correos que en realidad hacen referencia al mismo asunto. Ese tipo de duplicidad hace que sea muy complicado hacerse una idea clara de los temas que se tienen pendientes.

Algunos de estos problemas se pueden solucionar, al menos parcialmente, mediante un sistema de auto reenvío de correos.

Aún así, usar el correo para organizar las tareas requiere de mucho tiempo de gestión, tiempo que se puede emplear en hacer cosas más valiosas.

La solución

Una solución rápida pero que tal vez no se ajuste a sus tiempos de trabajo es que vaya solucionando tareas a medida que vayan llegando los correos.

Si no lo puede hacer de inmediato, entonces eche mano de las carpetas en Word y Excel con los apuntes de los asuntos más importantes, eso le permitirá que aunque no haya servicio de internet en un determinado tiempo en la empresa se continúe con las responsabilidades.

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