La importancia de las herramientas de gestión

Algunas de ellas tienen una larga trayectoria, han evolucionado, se han optimizado e incluso se han adaptado a las mejores prácticas en gerencia de proyectos, las cuales a su vez están en evolución permanente. Otras ponen énfasis en algunos aspectos específicos como la planeación, los costos, la ruta crítica o los recursos.

Hay varios modos de licenciamiento para adquirir el derecho de uso, que van desde software que se instala bajo un código que se recibe en el momento de la compra, software propietario, de código abierto, freeware, de uso en línea, SaaS, etc. Las hay como producto completo o se encuentra una versión básica abierta y se tiene acceso a las funcionalidades completas bajo suscripción o compra.

Cómo usan estas herramientas los gerentes de proyecto

A pesar de la difusión cada vez mayor del conocimiento y de las mejores prácticas en esta disciplina, no es claro que sus practicantes las sigan con un enfoque formal y disciplinado sino que la actividad es bastante empírica. Es común la situación en que un profesional que participa con frecuencia en proyectos resulte de un día para otro nombrado “por decreto” gerente de un proyecto.

Esto hace que ante las presiones de tiempo para cumplir con sus nuevas responsabilidades, que no le permiten el lujo de dedicarse a aprender una herramienta especializada, use a su mejor criterio las herramientas que ya conoce de otras actividades. En otros casos, solo después de ejercer la actividad de esta manera, el profesional se capacita en estas técnicas. En cualquier caso, la referida formalidad incluye la obtención de certificaciones reconocidas en el ámbito internacional.

Sobre el uso y dominio de las herramientas para la gestión de proyectos hay publicaciones y estudios basados en encuestas que muestran dos fenómenos. De un lado, que pocas veces se aprovecha toda o al menos gran parte de la funcionalidad que ofrece la herramienta en uso; y del otro, que es frecuente el uso de más de una herramienta para apoyar las actividades de la gestión de un proyecto.

A medida que el gerente de proyectos y la organización o su Oficina de Proyectos se vuelven más maduros, se vuelven también más exigentes o al menos más selectivos con las herramientas que usan y con la forma como automatizan o soportan las funciones más críticas de la gestión de los proyectos.

Esto no quiere decir necesariamente que escojan las herramientas más complejas o las más costosas sino que la elección de la herramienta va de la mano con procesos y procedimientos internos, ya sean corporativos, de TI o de la Oficina de Proyectos, que dictan y regulan cuáles herramientas se usan y la forma de hacerlo.

La situación más frecuente parece ser que los gerentes de proyectos tienen un nivel de entrenamiento insuficiente en las herramientas de software. Esto hace que las herramientas disponibles, no importa lo simples o sofisticadas, estén subutilizadas; de otra parte, hace que se busque la funcionalidad faltante, o cuya existencia o uso en su software desconoce, en otras herramientas que le son más familiares.

De esta forma se termina complementado al software de proyectos con una serie de aplicaciones como hojas de cálculo, bases de datos, gestores de documentos, generadores de reportes, etc., para registrar o controlar actividades del proyecto en lugar de utilizar la herramienta disponible con el conocimiento (capacitación) necesario y una dosis cada vez mayor de experiencia dada por la práctica reiterada con la herramienta.

Un estudio muestra esto cuando dice que la gran mayoría de los gerentes de proyecto encuestados opinan: 1, que podrían beneficiarse de un entrenamiento más formal en los paquetes de software de gestión de proyectos; 2, que con la información de ventas y mercadeo no pueden hacerse unas expectativas claras sobre cómo podrían aprovechar las aplicaciones; y 3, que tienen la percepción de que hay mejores paquetes que los que hasta el momento han usado. Y lo refuerza cuando descubre que la mitad de los encuestados opina que el software utilizado cubre sus necesidades básicas pero no con la eficiencia o robustez esperadas. Así, siempre tendrán mejor aceptación las aplicaciones fáciles de usar, intuitivas, confiables y escalables.

En favor del gerente de proyectos diremos que su acción se beneficiará mucho si se le prepara con el entrenamiento adecuado en la herramienta o herramientas definidas como estándar por su organización. Uno de mis profesores decía que el mejor editor de texto es el que uno conoce bien; eso mismo se aplica a las herramientas de proyectos: la mejor será la que el gerente de proyectos domine.

En favor de las aplicaciones, no importa lo simples, complejas o completas, que su uso eficiente siempre será más efectivo y de valor para los proyectos.

Y en favor de las organizaciones proyectizadas, que siempre podrán sacar mejor provecho de sus gerentes de proyectos capacitados y de sus herramientas escogidas de acuerdo con sus necesidades, que aquellas que no lo son.

En conclusión, y suponiendo buen dominio de las técnicas y mejores prácticas en gestión de proyectos como las que gozan últimamente de amplia difusión (PMI, PRINCE2), el conocimiento y uso experto de una herramienta de proyectos adecuada es una habilidad más que deseable para potenciar las capacidades en gestión del gerente de proyectos.