Las ventajas de la factura electrónica para su negocio

Le recordamos que la decisión de desaparecer el papelito de la factura para convertirlo en digital ya es un hecho, o por lo menos así lo determina el decreto 2242 de 2015, en el que se manifiesta la obligatoriedad de la expedición de la factura electrónica bajo control fiscal y se prevé que para 2018 se haya masificado su uso. En la actualidad, la DIAN, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, se encuentra haciendo un plan piloto con 58 empresas que se presentaron como voluntarias para evaluar los beneficios y el impacto en soluciones técnicas, tecnológicas y administrativas.

Se espera que el plan piloto de vía libre a l decreto entre finales de este 2016 y comienzos de 2017, lo que quiere decir, que el próximo año será un período de transición en el que las empresas podrán incorporar progresivamente la factura electrónica. ¡Ojo!, esto no significa que debe dejar este tema en el tintero hasta que se llegue el 2018, todo lo contrario usted puede ir consultando desde ya con los proveedores autorizados por  la DIAN,  de cómo y por cuánto les sale la implementación del proceso.

Y es que, aunque no lo crea la factura electrónica no es algo nuevo, en Colombia desde hace 20 años algunas empresas lo han venido usando, solo que hasta ahora la DIAN ha decidido su implantación definitiva a nivel territorial. Así, para 2013, 878 empresas ya estaban autorizadas para emitir factura electrónica, siendo que 1.787.799 personas habían adquirido hasta ese momento por lo menos una factura por medio digital y en la actualidad apenas representan el 2%.

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La factura

La pérdida del papelito para solicitar un reclamo ahora ya no va a ser el problema, ya que la garantía de los productos y de los reclamos también serán válidos con el soporte digital. Ahora, los beneficios de esta implementación son provechosos no solo para las empresas, sino también para el Estado y sus ciudadanos, como por ejemplo, la disminución de costos en utilización de papel y almacenamiento, la facilitación en transacciones y seguridad de operaciones y la actualización de datos en tiempo real, lo que significa que cuando usted realice alguna venta o compra, la información quedará de una vez centralizada en una plataforma de la    DIAN, contribuyendo a la vez a que se reduzca la evasión de impuestos por parte de las organizaciones.

Así, por ejemplo, según un estudio en Colombia hecho por Seres, empresa que presta el servicio de intercambio electrónico de documentos, “el papel (cada factura) en su ciclo de vida puede costarle a la empresa $7.000 en emisión y $12.000 en recepción por documento, mientras que la factura electrónica estaría disminuyendo ese costo en casi un 85% o más”

Por otro lado, las personas que deben implementar la factura electrónica según el decreto ya mencionado, son las personas naturales o jurídicas obligadas a facturar, las que estén obligadas y optan por expedirla y las personas que no siendo obligadas a facturar optan por expedir factura electrónica. Así, las características que deberán tener estas facturas son las siguientes:

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• La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor.
• La numeración es autorizada por la   DIAN.
• Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.
• Se puede consultar la validez del documento en la página web de la    DIAN, nosotros como operador damos respuesta d validez.
• Los contribuyentes autorizados/Obligados como emisores electrónicos no pueden seguir emitiendo facturas tradicionales, hay posibilidad de empresas voluntarias.
• Nota débito, Crédito y Rechazos.

Proveedores electrónicos

Son aquellas personas naturales o jurídicas a quienes la DIAN autorice a prestar el servicio de proceso de facturación a las empresas que están obligadas a implementarla, es decir, son las compañías se encargarán de expedir la factura (generación y entrega), recibirla , aceptarla, rechazarla o conservarla.

Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio América de Seres, explica que los proveedores tendrán la tarea de “manejar los requisitos técnicos, informar a la DIAN, llegar a los clientes, quitarle a las empresas la complejidad interna del proceso, brindar un servicio técnico normativo y de seguridad de los documentos. Por lo que los clientes tendrán que realizar un pago mensual por el servicio”.

Velamazán explica que la oferta comercial por parte de los proveedores dependerá de la complejidad y del tamaño de la empresa que necesite del servicio. Básicamente las empresas que prestan el servicio está haciendo las veces de impresora y mensajero, ya que su labor debe ser la de generar y transportar la factura.

Finalmente, cabe aclarar, que aunque las empresas por sí mismas pueden desarrollar y tener su propio software y personal para que hagan el trabajo de facturación electrónica, pueden acudir a proveedores tecnológicos anunciados por la Cámara de Comercio que ya se encuentran autorizados por la  DIAN.

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